La sede legale (o sede sociale per le società) è il luogo in cui è posto il centro amministrativo dei propri affari. Per le ditte individuali la sede legale deve essere indicata al momento dell’apertura della posizione nel Registro delle Imprese competente, e spesso è posta nella residenza o presso il domicilio fiscale del titolare. Per le società è fissata nell’atto costitutivo e normalmente in essa si trova l’organizzazione amministrativa dell’impresa.

Nella sede legale normalmente si gestisce l’amministrazione dell’attività, viene conservata la documentazione contabile/amministrativa, si organizzano e svolgono le assemblee. Per le imprese (società o imprese individuali) è il luogo dove devono essere effettuate le comunicazioni (corrispondenza e notifiche). Per le imprese e le società è sempre necessario indicare una sede legale da pubblicizzare nel Registro delle Imprese competente. Ogni impresa viene quindi identificata, oltre che con il Codice Fiscale, anche dalla sua sede legale.

Cosa sono la “sede operativa” e la “sede secondaria” di un’impresa?

Per “sede secondaria” si intende una sede diversa da quella legale nella quale, in base al disposto del Codice Civile (art. 2197 c.c.) è organizzata una “rappresentanza stabile” e prevista dall’atto costitutivo o da una sua modificazione. Per “sede operativa”, invece, si intende il luogo in cui viene effettivamente svolta l’attività imprenditoriale. Essa può coincidere con quella legale oppure può essere in un luogo diverso. La sede secondaria e la sede operativa devono essere comunicate alla Camera di Commercio competente e riportate nel Registro delle Imprese competente.

Come trovare la sede legale e le unità locali di un’impresa

Qualsiasi operatore può trovare la sede legale o secondaria di un’impresa (nonché le relative unità locali) con una visura presso il Registro delle Imprese:

• Gratuitamente, su www.registroimprese.it dove l’utente occasionale può eseguire la ricerca di un’impresa (“Trova Impresa”) e visualizzare Indirizzo, domicilio digitale / PEC, forma giuridica generica, attività e codice ATECO della sede legale e di eventuali unità locali attive;
• A pagamento, nel portale Telemaco, utilizzando la Ricerca per le Imprese effettuando la ricerca di un’impresa (0,60 €), i risultati ottenuti forniscono a video una serie di dati: indirizzo, domicilio digitale / PEC, forma giuridica, Codice Fiscale e Partita IVA, numero REA, classificazione ATECO della sede legale. Individuata l’impresa è poi possibile sviluppare una visura camerale.

Eleggere la sede legale presso terzi

Nella prassi, molte società e imprese indicano come sede legale lo studio di un professionista (il commercialista il più delle volte). Questa prassi trova giustificazione nella necessità di dare un luogo di riferimento ove possono essere raccolte le comunicazioni più importanti. Da quando la maggior parte delle comunicazioni vengono inoltrate a mezzo PEC, questa prassi sta perdendo di significato non essendo più necessario che le comunicazioni siano ritirate da una persona fisica.

Tuttavia, qualora l’azienda o la società non abbia un vero e proprio ufficio amministrativo, può ancora essere utile stabilire la sede sociale presso terzi.

Cos’è il domicilio fiscale

Il “domicilio fiscale” viene regolamentato dal D.P.R. n. 600/73 e, per le imprese, è situato dove è stabilita la sede legale o la sede amministrativa della stessa. Il domicilio fiscale ha rilevanza ai fini di stabilire quale ufficio dell’Agenzia delle Entrate è competente territorialmente ai fini delle dichiarazioni e dei controlli (ai fini delle imposte dirette ed indirette).

Gli imprenditori e le società possono richiedere l’invio delle comunicazioni fiscali dell’Agenzia delle Entrate a un indirizzo diverso dal domicilio fiscale. In alcuni casi l’imprenditore (o la società) indicano il proprio commercialista/fiscalista per la ricezione di tali comunicazioni.

Cos’è la Residenza Fiscale

La “residenza fiscale” è un concetto differente da quello di “domicilio fiscale”. La residenza fiscale stabilisce in quale Stato il contribuente è fiscalmente obbligato a presentare la propria dichiarazione dei redditi. Pertanto, con la residenza fiscale si individua la competenza fiscale di uno stato sul contribuente. Il TUIR (art. 73) considera fiscalmente residenti in Italia le società che per la maggior parte del periodo dell’anno (almeno 183 giorni) hanno la sede legale o, in mancanza, quella amministrativa in Italia.